Պահպանման պայմանագրերը է կազմակերպության կարգավորիչ դաշտը, ժամկետների

Պահպանման պայմանագրերը հետ կապված որոշակի խնդիրներ: Մասնավորապես, որոշ դեպքերում շատ դժվար է որոշել, թե որն տեսակը վերագրվում է տվյալ գործիքի, թե ինչպես պետք է պահել այն, ինչ պայմաններում, թե ինչպես պետք է ոչնչացնել եւ այլն: Այս բոլոր գործոնները, որոնք կառավարվում են օրենքով, այլ այն պատճառով, որ այն փաստը, որ մեկ եւ նույնն պայմանագիրը տարբեր իրավիճակներում կարող է պահանջել տարբեր պահեստային ժամանակաշրջանների, հաճախ ունեն բոլոր տեսակի խնդիրների, երկիմաստությունների, եւ այլն: Հասկանալ, թե այս ամենը անհրաժեշտ է, թեեւ դա կարող է լինել բարդ. Այն պետք է հասկացվի, որ այն դեպքում, ոչ օրենսդրական պահանջների այնպիսի ոլորտներում, ինչպիսիք են պահեստային պայմանագրեր արխիվում, գրառումների ղեկավարությունը կարող է լինել ոչ միայն անարդյունավետ է, այլեւ վտանգավոր առումով հնարավոր պատժի կամ տուգանքի:

Ինչու պետք է?

Պայմանագիրը բոլոր ժամանակներում պետք է հասանելի է ոչ միայն այն ժամանակ, իրենց գործողությունների, այլեւ դրանից հետո: Դուք կարող եք անհրաժեշտ տեղեկատվություն, որը արտացոլվում է այդ փաստաթղթերում, որոշ տվյալներ, որոնք պահանջելու կառավարման, եւ այլն: Շատ վեճեր, որոնք սովորաբար կազմված է այն փաստը, որ մեկ կամ մյուս կողմը անբարեխղճորեն պիտանի է կատարել իր պարտավորությունները կարող են դիմել, օգտագործելով պայմանագիրը, ինչպես նաեւ դուրս դատարան եւ պաշտոնապես դատարանում. Դուք պետք է նաեւ հաշվի առնել, որ հնարավորությունը իրականացնելու աուդիտների որոշակի ժամանակահատվածներում, որը պետք է իրականացվեն պետական վերահսկող մարմիններին: Նրանք կարող են նաեւ պահանջել փաստաթղթեր, կոնկրետ ժամանակահատվածում, եւ եթե պահման պայմանագրերի կազմակերպության, տերմինը իրենց ոչնչացման, եւ այլ նմանատիպ գործառույթները իրականացվում են սխալ են, կարող են ենթակա լինել շատ ծանր տուգանքների: Բնականաբար, առաջին բանը, որ պետք է մեղադրել ղեկավարությանը, բայց հետո իրավիճակը կայունացել է, իսկ գլխավոր անպայման հիշել, թե ով է մեղավոր, որ նա ունեցել է խնդիրներ դուրս կապույտ: Այն է, որ պայմանագիրը եւ ցանկացած այլ փաստաթղթեր պետք է պահպանվեն խիստ նախատեսված ժամանակը. Շատ ընկերություններ ընդհանուր առմամբ նախընտրում է պարբերաբար ընդլայնել արխիվը, եւ ոչինչ է ոչնչացնել խուսափելու համար հնարավոր դժվարությունների, քան սխալվել, եւ ապա փոցխ են հետեւանքները:

օրենսդրություն

Պահպանման պայմանագրերը կազմակերպության Law նկարագրում բավականին հստակ, եթե դուք չեք հաշվի առնել այն հանգամանքը, որ դա միշտ չէ, որ հնարավոր է ճիշտ գնահատել, այս կամ այն փաստաթուղթը: Ընդհանուր առմամբ, պայմանագրեր ուղղակիորեն առանձին օրենքով չէ, որ նրանք նշված են ընդհանուր ցանկում ստանդարտ արխիվային փաստաթղթերի (կամ կառավարման արխիվային փաստաթղթերի), որոնք ձեւավորված գործընթացում գործունեության կազմակերպությունների, պետական մարմինների, տեղական ինքնակառավարման մարմինների եւ այլն: Երկու տարբերակներ թվարկում, այնպես էլ կառավարման եւ սովորական փաստաթղթերի կողմից հաստատված ՀՀ մշակույթի եւ զանգվածային հաղորդակցությունների Ռուսաստանի Դաշնության: Բարի է, որ վերաբերում է վարչական փաստաթղթերի, ունի մի շարք 558 - ից 25.08.2010 տարվա ընթացքում, իսկ երկրորդ տեսակը - № 1182-ից 31.07.2007 տարվա ընթացքում: Ուսումնասիրել այդ փաստաթղթերը բարձր խորհուրդ է տրվում, բայց դա լավ է մեկուսացնել ուսուցման գործընթացը իրենց հենց այն թղթերը, որոնք օգտագործվում են որոշակի հաստատությունում եւ վերաբերում է կոնկրետ տարածքում պատասխանատվության: Ցուցակները շատ տեղեկություններ է հիշել այն ամենը, բայց, եթե դուք որոշել, թե ինչ փաստաթղթավորում, թե ինչ վերաբերում է, եւ որքան է պահվում, ամենայն հավանականությամբ, պահեստավորման պայմանագրերը կլինի շատ պարզ է եւ ավելի հեշտ է. Շատ դեպքերում, օգտագործվում թուղթ ծածկված է 3-4 բալ, մանրամասն ուսումնասիրել է, որ այնքան էլ դժվար.

տարբեր տեսակներ

Այն օգտագործում է երկու հիմնական համակարգերը բաժանման պայմանագրերի իրենց պահպանության. Այնպես որ, գոնե տարածված համակարգը պարտադիր է ելուստը կյանքին: Հատկացնել կարճաժամկետ, երկարաժամկետ եւ մշտական պահեստավորման. Առաջին տարբերակը ներառում է պայմանագիր ժամկետով մինչեւ 10 տարի ժամկետով: Երկրորդը `ավելի քան 10 տարի: Մշտական առավել հաճախ օգտագործվում է միայն այն ժամանակ, երբ ոչնչացնել փաստաթուղթը չի կարող լինել բոլորի համար: Այս համակարգը չէ, շատ հարմար է: Պահպանման պայմանագրերը արխիվում, որը ժամկետները սահմանված են այս ճանապարհով, հաճախ հանգեցնում է շփոթության եւ սխալներ, քան իրականում օգնում է դնում հաշվառման գործընթացը: Քանի որ մի ընդհանուր համակարգ է կապել տեսակի պայմանագրի: Շատ ձեռնարկությունները նրանք գալիս են երեք հիմնական տեսակի `դիտարկում, կենցաղային եւ աշխատանքային: Առաջին եւ երկրորդ որոնց մեծ մասը նման են, եւ նրանք սովորաբար միայն պահվում հինգ տարի ժամկետով: Հասկանալի է, որ տակ Անձնագիրը վերաբերում է բոլոր այն պայմանագրերի եւ բոլոր փաստաթղթերը անմիջականորեն առնչվող հիմնական ոլորտների գործունեության կազմակերպության: Երրորդ, տեսակը աշխատանքային պայմանագրերի, շատ դեպքերում, նաեւ պահվել ընդամենը 5 տարեկան է, բայց որոշ իրավիճակներում, այդ ժամկետը կարող է մեծացնել զգալիորեն. Օրինակ, եթե չկա հաշիվ, ապա այդպիսի պայմանագիրը պետք է պահվել, որքան 75 տարի, ինչը շատ հարմար է: Ի դեպ, եթե դուք չեք առանձնապես գնալ խնդրի, ապա դա կարող է լինել կամայականորեն սահմանափակել Գրքերի կյանքը 5 տարի ժամկետով եւ մոռանալ խնդրի. Բայց նման իրավիճակում ամենայն հավանականությամբ, բաց որոշ գործոններ, որոնք կարող են ավելացնել ժամկետը, որի ընթացքում պահեստային պայմանագրեր մի նման ձեւաչափով պետք է լինի պարտադիր, եւ որ այն ժամանակ, երբ դուք կարող եք համոզվել, տուգանք կամ այլ խնդիրների, որոնք փորձում են խուսափել ցանկացած նորմալ մարդ.

Փոխանցել է արխիվի

Կարգը փոխանցման ավանդների պայմանագրերի արխիվում, այն առումով, որոնք արդեն ժամկետանց, կարող են տարբերվել `կախված ընկերության. Որոշ դեպքերում, աշխատողները պարզապես պարտադիր է փաստաթուղթը միմյանց եւ տեղադրված է մի մութ անկյունում, որը համարվում է արխիվային: Բայց մեկ այլ ընկերության ամբողջ գործընթացը կարող է հստակ նկարագրված է ստանդարտ փաստաթղթերի կներկայացնի անհատին համար պատասխանատու է ֆայլը, կամ նույնիսկ մի հատուկ անվանացանկի կանոնները ներկայացնելու, մուտք գործել եւ այլն: Երկու տարբերակներ կարող են լինել հարմարավետ, կախված է բազմաթիվ գործոններից: Օրինակ, առաջին տարբերակը հարմար է փոքր ընկերություն, ինչպես նաեւ համեստ շրջանառության: Կլինեն ոչ այնքան շատ փաստաթղթեր, որոնք դուք կարող եք միշտ հեշտությամբ գտնել բոլորը նույն մութ անկյունում: Բայց երկրորդը, ասել է, որ իրավիճակը լուրջ է պիտանի կորպորացիաների, որոնք կազմում մեծ թվով աշխատողների, եւ պարզապես պետք է ինչ - որ կերպ չի խեղդել է փաստաթղթում: Ընդհանուր կանոն, որը գտնվում է տարբեր պահեստային պայմանագրեր կազմակերպման ցանկացած սեփականության ձեւից, այն է, որ ժամանակն է, փոխանցման, ինչպես արխիվից: Որպես կանոն, անձնակազմի պարտավոր են ուղարկել փաստաթղթեր, մինչեւ որոշակի ժամանակահատվածում, անկախ նրանից, թե երբ են նրանք, ըստ էության, դուրս վազեց ժամանակ քայլերի: Եւ սովորաբար, նման արխիվացման տեղի է ունենում տարվա սկզբի: Այսինքն, նույնիսկ եթե պայմանագիրը ավարտվել է փետրվարին, դեռ պետք է սպասել, մինչեւ հաջորդ տարվա դնելու այն պահեստավորման.

ոչնչացում

Ինչպես վերը նշվեց, պարզապես այն պատճառով, որ դուք չեք կարող ոչնչացնել համաձայնագիրը: Առաջին, դուք պետք է համոզվեք, որ, իրոք, ճիշտ ժամանակն էր: Միայն դրանից հետո կարող ենք ոչնչացնել այս փաստաթուղթը: Սակայն այդ գործողությունները կարող են հաճախ է վտանգավոր լինել դրա հետեւանքները, որն է պատճառը, աշխատողների մեծամասնությունը նախընտրում է, որպեսզի դրանք բացառապես ղեկավարության հետ պատժամիջոցների: Այն կարծես սա: աշխատակիցը հավաքված մի նմուշ բոլոր փաստաթղթերի, որն արդեն դուրս ժամկետը կամ գալիս է ավարտին. Պահպանման պայմանագրերը է գործարանի, ցանկալի է, պետք է կառուցվի այնպես, որ այս նմուշառումը ընթացակարգը չի տեւել է մի երկար ժամանակ: Այնուհետեւ, հիման վրա ձեռք բերված ցուցակում, կատարված կառավարման հաշվետվությունների, այդ փաստաթուղթը ստորագրել, ներկայացվել, եւ միայն դրանից հետո, երբ այս ամենը արվում է, սկսվում է գործընթացը ոչնչացման ուղղակի պայմանագրերի եւ այլ նմանատիպ արժեթղթերի: Պահպանման պայմանագրերը արխիվում կանոնավոր հիմունքներով չէ, որ լավագույն լուծումը, հատկապես, քանի որ որոշ ընկերություններ նույնիսկ կարողանում կատարել այն մի քիչ, տալով նրանց վերամշակման եւ այլն:

ՕՐԻՆԱԿ ձայնագրման եւ պահեստային համակարգը

Որպեսզի ավելի լավ հասկանալ, թե բոլոր հատկանիշները, եւ հիմնական կետերը գործունեությունը կարող է հանգեցնել մի համեմատաբար պարզ օրինակ է, փաստաթղթաշրջանառության կազմակերպումը փաստաթղթային պահեստավորման. Այնպես որ, կա մի անձնակազմի անդամ է, որպես կանոն, որեւէ մեկը անձնակազմի հաշվապահական, որը պատասխանատու է պահեստավորման պայմանագրերի կապալառուների հետ, կամ որեւէ այլ նմանատիպ արժեթղթերի: Այն ունի մի առանձին թղթապանակ, որտեղ նրանք բնակվում են մինչեւ ակտի: Երբ պայմանագիրը փակ է, այն տեղափոխվել է այլ թղթապանակ: Դա կլինի հարմար է ունենալ հատուկ հաշվառում էլեկտրոնային տեսքով, որտեղ այդ փաստաթղթերը թվարկված են, որպեսզի, նշելով, պահեստավորման ժամանակահատվածը: Բայց նախ, այդ ժամանակահատվածը պետք է սահմանվի. Լավագույնն այն է, առաջադրվել թղթապանակ բոլոր գերատեսչությունների հետ, որոնք այս կամ այն կերպ կապված են պայմանագրի, որպեսզի ավելի լավ հասկանալ, թե իրենց էությունը: Փորձի հետ է, որ նման գործողությունների կվերանա: Հետո, երբ հենց հստակ, թե ինչ է այն իրենից ներկայացնում յուրաքանչյուր փաստաթղթում կնքում կոնկրետ եզրույթը պահեստավորման. Որոշ դեպքերում դա կլինի հարմար է նշեք պայմանագիրը եւ փակման ամսաթիվը, priplyusovyvaya նրա 5 տարի (կամ ավելի) մատնանշեք, թե երբ թերթը կարող է ոչնչացվել: Ի դեպ, նույնիսկ սկզբին կազմակերպման հարցի ընթացակարգի չէր չափազանց դժվար է, բայց հետո երկարատեւ օգտագործման այն դեռ պետք է ավելի ու ավելի պարզեցված. Երբ պահեստավորման պայմանագրերի կազմակերպության, որը հանդիսանում է ոչնչացումը կյանքի արդեն հաստատել է, որ պետք է ստանդարտացված, ամբողջ գործընթացը կգնա րոպեներով. Իսկ հետո եկավ այն տարին, երբ դուք կարող եք ոչնչացնել որոշ փաստաթղթեր: Նրանք կարող են հեռացվել թղթապանակ, կրկնակի ստուգվել է հնարավոր սխալների եւ, ցուցակի հետ միասին այդ թղթերի, ներկայացվել է վերահսկողի. Նա, իր հերթին, պետք է մեկ անգամ եւս ստուգել, թե արդյոք բոլորն էլ որպես նշված է այդ ցուցակում, քանի որ այն կմնա ղեկավարին մեղավոր դեպքում խնդիրներ. Եթե ամեն ինչ ճիշտ է, գլուխն ստորագրել թույլտվություն է ոչնչացնել, եւ դա, որտեղ բոլորն էլ հանդես է գալիս որպես սեփական հետախուզական. Ինչ - որ մեկը պարզապես արցունքները եւ նետում: Մյուսները օգտագործել shredder. Մյուսները նստել զամբյուղից, այրել եւ այլն:

Երբ պահպանումը ժամանակահատվածը սկսվում է

Սա շատ կարեւոր հարց է, քանի որ այն բարձրացնում է շատ սխալների հետ. Պահպանման պայմանագրերը է ձեռնարկության Բելառուսի կամ Ռուսաստանի Դաշնության այս դեպքում, ճիշտ նույնն է, եւ սկսվում է այն պահից, երբ նոր տարին սկսվում է, որը մասնավորապես փաստաթուղթը այլեւս վավեր. Օրինակ, կա մի պայմանագիր, որն ավարտվել է հուլիսի 15-ին, 2010 թ. Անհրաժեշտ է պահպանել է 5 տարի ժամկետով, սակայն դա չի կարող ոչնչացնել հուլիսի 15, 2015 թ., Եւ 2016-ի սկզբին: Այսինքն, զեկույցը գնաց 01.01.2011, եւ ոչ թե յոթերորդ ամսվա, նախորդ տարվա ցուցանիշից: Սովորաբար, որպեսզի նվազագույնի հասցնել ցանկացած հնարավորություն սխալի, ավելացվել են ժամկետով 1 տարի նախապես սահմանված: Եւ միայն այն բանից հետո, անցել է, որ ոչնչացման գործընթացը սկսվում:

պահեստավորման Նկարագրություն

Ընդհանուր առմամբ, կան կոնկրետ առաջարկություններ, թե ինչպես այն պետք է նայենք եւ աշխատել արխիվը: Իդեալում, պահեստավորումը պատասխանատվության պայմանագրերի, վճարումները կապալառուներ, աշխատանքային պայմանագրերի եւ նմանատիպ նման փաստաթղթերի պետք է լինի լավ օդափոխվող եւ չոր տեղում: Ընդ որում, այդ թերթերը, որոնք տեղադրված են դարակների (բաց կամ փակ). Եթե նրանք պատկանում են խիստ հաշվետվական ձեւերի կամ փաստաթղթերը նշված «առեւտրային գաղտնիք», այն պետք է լինի ներկա հատուկ չհրկիզվող պահարաններ: Սկզբունքորեն, ոչ ոք չի ստուգել այս կետը, քանի որ սա այն հանձնարարականը է դիտարկել, որ առավել շահավետ ձեռնարկության. Ներքեւի գծի այն է, շատ պարզ է, եթե դուք չեք տուգանել է պահեստավորման համակարգի մեջ, դա բացակայության արժեթղթերի, որոնք պահանջվում է հաճախ պատժվեն: Եւ եթե կա մի ջրհեղեղ, կամ փաստաթղթերը պետք է քանդել ցանկացած այլ նմանատիպ դեպ, մեղավոր է միայն, մասնավորապես ընկերությունը:

Պատասխանատվությունը եւ կատարողներ

Առաջնային եւ հիմնական պատասխանատվությունն է այն ամենը, ինչ ուժի մեջ է պահեստային պայմանագրերի պետք է լինի ղեկավարը կազմակերպության: Այն էր, նա, ով ներկայությամբ խնդիրների պատասխանատու կլինի պետության եւ տառապում բոլոր հնարավոր խնդիրները: Բացի այդ, հետեւելով նրա յետեւից, դա սովորաբար գլխավոր հաշվապահ, իրավաբան եւ աշխատակիցը, ով է պատասխանատու պահպանման համար փաստաթղթերի: Բայց սովորաբար, բոլոր այդպիսի անձինք պետք է պատժվեն արդեն գլխավորել է այնքանով, որքանով, որ հանցանքների նրանց կողմից: Ի դեպ, մեծ մասը համեմատաբար փոքր կազմակերպությունների համար պայմանագրեր մոնիտորինգի համակարգի ընկած հաշվապահական բաժին. Եվ այս վարչության պետ հաշվապահի կամ նշանակելու իրենց սեփական, կամ որպես ընդհանուր քվեարկության, ապա կոնկրետ անձը պատասխանատու: Որոշ դեպքերում, անձը ստանում է փոքր աճ աշխատավարձերի, որը պետք է փոխհատուցի համար լրացուցիչ ծավալի աշխատանքների, բայց ավելի հաճախ, որ վերջին կետը պարզապես անտեսել, շեշտելով միջոցների բացակայությունը կամ այլ նմանատիպ գործոնների. Է ավելի հազվադեպ դեպքերում, պետք է պատասխանատու համար պահպանման փաստաթղթերի ընդհանրապես, եւ մասնավորապես պայմանագրերի, գործում փաստաբան. Բայց դա շատ հարմար է, քանի որ այս մարդը կարող է լինել միայն պատասխանատու է պայմանագրի, իսկ մնացածը թերթերում նա օգտագործվում է իմանալ, թե միայն մակերեսորեն: Ավելի հարմար է, երբ կա մի մարդ, ով զբաղվում է այդ հարցում: Դա կլինի առավել ճշգրիտ եւ չի պարտավորեցնում մանր համառ bugs նման կարող է կատարել այլ աշխատողներ:

արդյունք

Պահպանման պայմանագրերը կազմակերպման իրականացվում հիման վրա լիովին համապատասխանում է բոլոր դրույթներին: Սա նախապայման է, որը կարող է վերցնել բոլոր խնդիրների ձեռնարկության. Այս դեպքում, որ փոքր նրբություններ, ներքին կանոնակարգերը, ռեգիստրների եւ հարակից փաստաթղթերը կարող են տարբերվել ընկերության ընկերության. Հիմնական պատասխանատու անձը համարվում է շեֆը, բայց նա կարող է վստահել այս պահը եւս մեկ անձ: Սա կնպաստի աշխատանքը կառավարման, բայց չի ազատում այն խորության պատասխանատվության հնարավոր սխալներով. Այն է, որ աշխատողը, ով վստահել է աշխատել արխիվային փաստաթղթերի, պետք է լինի, քանի որ պատասխանատու եւ հստակ հասկանալ, թե իրենց պարտականությունները դիմաց իրական փողի, այլ ոչ թե բանավոր երախտագիտության, քանի որ դա սովորաբար տեղի է ունենում աճող բեռը, առանց դրա փոխհատուցման հետ լրացուցիչ միջոցների է վճարում: