Workflow է ձեռնարկության. Կառավարման ծրագիր փաստաթուղթը եւ հաշվառման

Workflow ավտոմատացման այն չափանիշն է դիմել գրեթե բոլոր ժամանակակից բիզնեսների. Նույնիսկ փոքր ընկերությունները աշխատում են մի զանգվածի տարբեր փաստաթղթերի, այդ թվում, նամակների, բյուջեների, հաշիվ ապրանքագրեր, պայմանագրերի եւ բոլոր տեսակի պահանջների: Այն է, այս պատճառով է, որ գրեթե ամեն ժամանակակից կազմակերպությունը փորձում է օգտագործել այս միջոցը որպես աշխատանքի արդյունքում, որը նախատեսված հաշվին ամբողջականության եւ տվյալների պահպանման, հեշտ գտնելու եւ պահելու տարբեր տեղեկատվություն, եւ սահմանափակել օպտիմալացման համար պահանջվող ժամանակը դրա հաստատմանը:

Թե ինչու է դա անել.

Փաստացիորեն որեւէ ընկերության աշխատակիցները ծախսում շատ ժամանակ փորձում է գտնել ճիշտ տեղեկություններ, եւ վիճակագրություն խորությամբ ասում է, որ դա տեւում է մոտ կեսը աշխատանքային ժամանակի: Քանի որ այն նաեւ պատահում է, որ դուք պետք է վերստեղծել նորովի փոխարեն կրկին օգտագործել որեւէ փաստաթուղթ, որոնք գոյություն ունեն «ինչ-որ տեղ»: Դա ստանդարտ է մի իրավիճակ, որի բնօրինակը տեքստը պայմանագրի իրավաբան է համակարգչում, եւ հաշվեմատյանի գրանցումների վրա արժեթղթերի ուղեկցող պայմանագրերի կատարումը իրականացվում է հաշվապահական հաշվառման համակարգի, օրինագծեր եւ ակտերը, որոնք պարունակվում են ֆինանսական բաժանմունքի թղթային ձեւով, եւ հեռակա վերաբերող անցկացումը պայմանագրի աշխատանքը էլեկտրոնային փոստարկղեր աշխատակիցների: Այս «ցրելը» տեղեկատվության չափազանց վնասակար է անվտանգության, ամբողջականության եւ հետեւողականությունը, դա նման իրավիճակներում կա արդիական workflow ավտոմատացման.

Ներդրման միջոցով մասնագիտացված տեղեկատվական համակարգերի լուծեց գերակշռող մեծամասնությունը խնդիրների. Օրինակ, որոշ բյուջետային համակարգի ապահովում է հնարավորություն ստեղծել մի համակարգ փոխկապակցվող բյուջեների, որին հաջորդում են ձեւավորման եւ պահպանման տարբեր տարբերակների նման փաստաթղթերի, ինչպես նաեւ ցուցում իրենց կարգավիճակի. Այսպիսով, խնդիրը մասամբ լուծված բյուջեի փաստաթուղթը օգտագործման այդ համակարգերը:

Բայց մի մոռացեք, որ ներկայիս բյուջետային շրջանակը, ինչպես նաեւ հաշվապահական հաշվառման եւ ERP-համակարգը ճնշող մեծամասնության դեպքերում աշխատել համակարգված տեղեկատվություն, այսինքն տեսակի տվյալների, որոնք կարող են ստեղծվել եւ պահպանվում է մի սեղանի տեսքով: Ըստ շատ փորձագետների, ընդհանուր գումարը տվյալների ցանկացած ժամանակակից բիզնես կառուցված տեղեկատվության ապահովում է միայն 20% է, իսկ մնացածը ներառում էլեկտրոնային փոստի հասցեները, տեքստային փաստաթղթեր, տարբեր զեկույցները բանակցությունների եւ հանդիպումների, պատկերներ եւ այլն Շատ հաճախ, առանց ուսումնասիրություններ չծրագրված տեղեկատվություն պարզապես հնարավոր չէ կատարել նորմալ գնահատման kontektsta, որն արդեն համակարգված: Պահեստավորման, հավաքագրման եւ հետագա մշակման նման տվյալները տրամադրվում են օգտագործման այնպիսի միջոցը, ինչպիսին է աշխատանքի արդյունքում, եւ բովանդակության կառավարման համակարգերը տեղեկատվական ընկերության.

Ինչ է դա:

Օգնությամբ էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության կառավարման համակարգի ապահովում կազմակերպություններին որեւէ փոխգործակցության աշխատակիցների կազմակերպության հիման վրա ներկայացված փաստաթղթերի: Կրկին 1C փաստաթուղթը նախատեսում ստեղծման փաստաթղթերի, հնարավորության տեղափոխվելու նրանց վրա կազմակերպության եւ պահպանում հսկողություն կատարման փաստաթղթերի եւ գործընթացների նկարագրված օգտագործելով նրանց. Այսպիսով, էլեկտրոնային փաստաթուղթը նախատեսում է ընկերության հսկայական շարք առավելություններով, թարգմանելու իր աշխատանքը իրականում մի նոր մակարդակ:

Ամեն մի փաստաթուղթ է այս էլեկտրոնային համակարգի բնութագրվում է մի ամբողջ շարք մանրամասներ, որոնք բնորոշում են այն բացառիկ (հաճախ կոչվում է այնպիսի Կոմպլեկտներ քարտեր). Ապա քարտը կարող է պարունակել մի շարք տեղեկություններ, այդ թվում `փաստաթղթի տեսակի, ամսաթիվը, ձեւավորման եւ փոփոխության, հեղինակի, ինչպես նաեւ պահեստային տարածք, եւ շատ ավելին. Ապագա փաստաթղթերի կառավարման համակարգ կապահովի պահելը եւ օգտագործելը պահանջվող փաստաթղթերի համաձայն `մանրամասներին, որոնք նշված է քարտի.

հնարավորություններ

Էլեկտրոնային Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման ապահովում կազմակերպությունների հետ ոչ միայն բազմաթիվ առավելություններից, բայց այն նաեւ բացում է բազմաթիվ նոր հնարավորություններ, ինչը նույնպես կարեւոր է.

կենտրոնացված վերահսկողություն

Անկախ նրանից, թե որքան մեծ է այս կամ այն ձեռնարկության Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման համակարգ թույլ է տալիս արագ փոփոխության ձեւով փաստաթղթերի շրջանառվող այն. Օրինակ, փոխել հայտի ձեւը որեւէ ծախսերի տարբեր պատասխանատվության կենտրոնների պարզապես կատարել որոշակի ճշգրտումներ դեպի Կաղապար բավարար է, որ հայցի, որն արդեն պահվում է համակարգում: Դրանից հետո, աշխատակիցներ, որոնք լրացնում են նման դիմում չի կարողանա օգտագործել փաստաթղթային հնացած ձեւերը, քանի որ դիմումը լրացվում է եւ ուղարկվում միջոցով համակարգի.

Հիմնավորող փաստաթղթեր lifecycle

Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ, որը կարող է հրաժարվել եւ մշակվում է ցանկացած ձեռնարկության, անպայմանորեն անցնում է մի քանի փուլով սահմանված: Օրինակ, երբ խոսքը վերաբերում է կորպորատիվ բյուջե, դա առաջին հերթին անհրաժեշտ է կատարել, եւ ապա հաստատում եւ կատարել է նշված ժամանակ. Այն բանից հետո, որ, տարբեր փաստացի եւ պլանավորված կատարումը բյուջեի ենթակա մանրակրկիտ վերլուծության եւ ուղարկվել է արխիվ: Ի 1C փաստաթուղթը նախատեսում է ամուր վերահսկողություն է lifecycle փաստաթղթերի, հաշվի առնելով հիմնական պահանջները կորպորատիվ միջավայրում, ինչպես նաեւ տարբեր իրավական նորմերի եւ ստանդարտների վրա ընկերության բիզնեսի համար:

բրիգադային համատեղ աշխատանք

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ ապահովում է շատ ավելին, քան պարզապես մի կազմակերպության կոլեկտիվ աշխատանքի վրա փաստաթղթերի, իսկ ներկա կլինի փորձագետները, ովքեր տարբեր պաշտոններում, կամ նույնիսկ տարբեր քաղաքներում:

Որ համակարգը պահում է բավականին մեծ թվով տարբերակների նույն փաստաթղթի, ի լրումն, անմիջական եւ փոփոխության, նրանք կարող են ծանոթագրել տվյալները, այսինքն, ավելացնել նրանց որոշ դիտողություններ եւ նշումներ, առանց ազդում հիմնական տեղեկատվությունը, որը նա պետք է մատուցել:

գաղտնիությունը

Ավելի շուտ կարեւոր առանձնահատկությունն նման համակարգերի այն է, որ նույն փաստաթղթի 1C կարող եք բաժանորդագրվել միջոցով հատուկ թվային ստորագրության որին հաջորդում է կոդավորման. Սա ստիպում է դա հնարավոր է ոչ միայն հաստատում են իսկությունը ցանկացած տեղեկատվություն, այլեւ բացառիկ նույնացնել հեղինակ, ինչպես նաեւ հասնել առավել արդյունավետ անվտանգությունը պահելու համար տարբեր տվյալների, եթե անհրաժեշտ է.

երթուղայնացման

Եթե էլեկտրոնային կառավարման համակարգը հասանելի չէ, ապա այդ դեպքում աշխատողը, ով մասնակցում է ստեղծման որոշ արժեթղթերով, պետք է անպայման հասկանալ, թե ով է լավագույն փոխանցել այդ արժեթղթերը: Էլեկտրոնային Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման ձեռնարկության, որպեսզի ինքնաբերաբար փոխանցել տվյալները ճիշտ մարդուն:

Ըստ իրեն, որ երթուղայնացման անվճար է եւ կոշտ. Ազատ հնարավորություն է ընձեռում փաստագրելու ուղղությունը բացարձակապես որեւէ ստացողների անհրաժեշտության դեպքում, իսկ կոշտ ապահովում է առավել ճշգրիտ կարգավորումը, սակայն հատուկ դեպքերում ակցիան նախապես տեղադրվել է համակարգի փաստաթղթերի ճանապարհային երթեւեկության կանոնների, կարող է լինել մի քիչ դադար (օրինակ, եթե դուք պետք է ուղարկել փաստաթղթի նախագիծը վերանայելու համար որոշ մասնագետներ):

մուտքի վերահսկման

Կան մի քանի տարբերակներ, թե ինչպես պետք է տարբերակել տարբեր լիազորությունների ընկերության աշխատակիցների առումով փաստաթղթերի կառավարման. Այսպիսով, զարգացած workflow թույլ է տալիս անձը տալ լիարժեք վերահսկողություն տվյալները սահմանափակել կարողություն խմբագրել կամ նույնիսկ թույլ տալ միայն այն տեսակետը, թե ծանոթագրելու որեւէ ֆայլեր. Սա մեծապես հեշտացնում է աշխատանքը տարբեր տվյալներով, եւ որ շատ կարեւոր է, այն դառնում է շատ ավելի ապահով:

ինտեգրում

Ապահովել առավելագույն տվյալների ամբողջականությունը, որը կազմված է որոշակի ընկերության, էլեկտրոնային կառավարման ձեռնարկության նախատեսում է ինտեգրման տեղադրված համակարգի ուրիշների հետ ֆինանսական, արդյունաբերական, վերլուծական, եւ այլն: Միջոցով այդ ինտեգրման առանձնանում ժամանակակից համակարգ workflow հաճախ բավարար պատրաստված օգտագործումը որպես տեսակ կապը բազմաթիվ ծրագրային տեսակների.

Փաստաթղթերը բոլոր համակարգերի, որը տրամաբանորեն կապված է այդ տեղեկությունը, որը կոչվում է համատեքստ: Այն կարող է ներառել բովանդակությունը թղթի կամ էլեկտրոնային փոստի հասցեները, Ֆաքսեր, վճարային փաստաթղթեր, ձայնագրություններ է գործունեության, վիդեո կամ աուդիո ձայնագրությունները եւ նույնիսկ շատ այլ տեղեկատվություն. Համատեքստում փաստաթուղթը կարող է ավելացվել է ձեռքով կամ ամբողջովին ավտոմատացնել գործընթացը, կախված նախասիրությունների եւ կարիքների կառավարման.

Օրինակ, ժամանակակից համակարգը ավտոմատացման աշխատանքի արդյունքում գործընթացում ձեւավորման եւ հետագա փոփոխությունների բյուջեների կարող է օգտագործվել մի շարք այլ համատեքստային տեղեկատվության:

• բոլոր տեսակի շուկայի հետազոտության, այդ թվում `ոչ միայն իր սեփական, այլ նաեւ այն, որ ձեռք են բերվել արտաքին աղբյուրներից.
• Տարբեր համաձայնագրեր գործընկերների հետ (գնորդների կամ վաճառողների).
• Հատուկ իրավական եւ հղումային փաստաթղթեր
• լրացուցիչ փաստաթղթեր, որը արտացոլում է ինքնին որեւէ սահմանափակումներ կամ ենթադրությունները (որպես օրինակ, գնաճի տեմպը, փոխարժեքների եւ այլ տվյալներ),
• րոպե հանդիպումների, կայացած է քննարկել ցանկացած տարբերակ է, բյուջեն, եւ ներառում է բոլոր տեսակի աշխատողների մեկնաբանությունների եւ դիտարկումների գործընթացի մասնակիցներին (հաճախ տվյալ փաստաթուղթը ուղարկվում է բոլոր աշխատողների միջոցով էլեկտրոնային փոստով եւ պահվում է առանձին մի բյուջետային տեղեկատվական ֆայլեր):

A օգտվողին ով աշխատում է բյուջե, ցանկացած ժամանակ, եթե անհրաժեշտ է, կարող է դիտել ցանկացած վերը նշված փաստաթղթերի, քանի որ ժամանակակից workflow տեխնոլոգիան թույլ է տալիս նրան դա անել առանց որեւէ երկար որոնումների.

Թե ինչ համակարգեր են օգտագործվում մեզ հետ |

Մեկը ամենատարածված ծրագրային լուծումներ, որոնք կարելի է գտնել ռուսական ընկերությունների կարելի է անվանել մի համադրություն, Microsoft Outlook կոմունալ ծառայությունների հետ Microsoft Exchange Server. Առաջին դիմումը, սկզբունքորեն, սահմանվել է գրեթե ամեն համակարգչի, իսկ Exchange Server հաճախ տեղափոխվել է օգտագործել որպես լիիրավ էլեկտրոնային փոստի սերվերում. Չնայած այն հանգամանքին, որ ընկերությունները, որոնք արդեն որոշ ժամանակ առաջ էր ներդրումը էլեկտրոնային փաստաթղթի անցկացրել, նման ծրագրեր են միայն օգտագործվում է որպես հարթակ, էլեկտրոնային փոստով, հետո որոշ կենտրոնացված պարամետրերը, նույնիսկ դա ծրագրային կարող է օգտագործվել որպես բավականին ֆունկցիոնալ ավտոմատացման աշխատանքի արդյունքում գրեթե բոլոր կազմակերպությունների ,

Ներկայումս, որ ռուսական շուկան լցված տասնյակ տարբեր համակարգերի, որի միջոցով մի փաստաթուղթ կառավարման ավտոմատացման, եւ համանման ծրագրային առաջարկում է ոչ միայն արեւմտյան, այլեւ ներքին ծրագրավորողներ: Նույնիսկ Microsoft- ի, ի լրումն վերը նշված ծրագրերին, առաջարկում նույնիսկ կոմունալ ծառայությունների, ինչպիսիք են Բովանդակության կառավարման Server կամ SharePoint Portal Server.

Առավել հզոր է բոլոր գոյություն ունեցող համակարգերի համարվում է Documentum, բայց հիմնականում խոշոր ընկերությունները օգտագործել այս ավտոմատացման գործընթացը: Workflow որոշ ընկերությունների հաշվին ավտոմատացված ծրագրային լոտոս Notes փաթեթի, բայց շատերն անվանում այն տեսակ "դիզայներ ծրագրավորողների", քանի որ ստեղծվել է հիմնվելով իր ամբողջական համակարգի բավականին բարդ է:

Որն է տարբերությունը միջեւ ռուսական եւ արեւմտյան համակարգերի.

Եթե մենք խոսում ենք հիմնական տարբերությունների միջեւ ներքին եւ արտաքին կոմունալ ծառայությունների, դրանք առկա են scaling կարողությունները. Օրինակ, եթե համակարգը արեւմտյան մշակողների կարող է գործել գրեթե բոլոր օպերացիոն համակարգերում, այն էր, հիմնականում ներքին մշակվել է միայն դրանցից որեւէ մեկը, եւ, իհարկե, այն է, որ հաճախ Windows. Սիրում եմ չեմ Արեվմտյան համակարգերը են կազմաձեւվել օգտագործել ցանկացած ՏԲԿՀ: Նման ռուսական համակարգեր սղության կարող է լրջորեն խոչընդոտում են կառուցման հնարավորությունը խաչաձեւ պլատֆորմը, ինտեգրված լուծումներ:

Ինչ վերաբերում է ֆունկցիոնալությունը, հիմնական տարբերությունը կայանում է նրանում, որ Արեւմտյան dokumentoproizvodstva ավտոմատացման եւ workflow իրականացվող մի շարք ծրագրեր, որոնք կարող են թողարկվել է մեկ բրենդի, այլ թիրախ մի շարք նպատակներով. Օրինակ, Documentum առաջարկում է մի շարք անհատական ապրանքների, որոնք օգտագործվում են լիարժեք ավտոմատացման եւ ինտեգրման հետ ERP համակարգի, աջակցել դիզայնի եւ ինժեներական փաստաթղթերի կառավարման եւ այլն: Գերիշխող մեծամասնությունը ծրագրային զարգացած է Ռուսաստանում, որի նպատակն է լուծել մի կոնկրետ խնդիր:

Նաեւ հարկ է նշել, որ սկզբունքային տարբերությունը կայանում է մոտեցման երկու կողմերի, թե ինչ է workflow ավտոմատացման համակարգ. Սիրում եմ չեմ Արեվմտյան համակարգերը նախատեսված է տրամադրել ամբողջական ավտոմատացումը եւ հետեւել մինչեւ օժանդակություն մի շարք բիզնես գործընթացների շրջանակներում կազմակերպության, իսկ ճնշող մեծամասնությունը ներքին ծրագրերի ավտոմատացնել որոշ գործառույթներ միայն.

Արժեքը, արեւմտյան համակարգերի մոտավորապես միջակայքերը - ից $ 400 $ 1000 յուրաքանչյուր աշխատանքի, չհաշված ծախսերը իրականացման, ապարատային եւ ծրագրային անհրաժեշտ է ապահովել նորմալ էլեկտրոնային փաստաթուղթ: Հաճախ ինքնակառավարման ներդրումը արժե մոտ կես սովորական ծախսերը լիցենզիաների, քանի որ մեծ մասը ծրագրի համար ավտոմատացման աշխատանքի արդյունքում իրականացվել տարբեր խթանումների, բայց որոշ իրավիճակներում գինը հրամանով ուժգնությամբ ավելի. Մեկը առավել դժվար է միշտ նախագիծը ավտոմատացման ֆինանսական փաստաթղթերի, քանի որ այդ ծրագրերի իրականացման համար ծախսվել է մոտ 2-3 անգամ ավելի բարձր գնով, լիցենզիաների:

Ներքին ծրագրային վաճառվել է $ 200-600 մեկ նստավայր, եւ ի լրումն, որ հաշվի առնելով ծախսերը լրացուցիչ ծրագրերի եւ տարբեր սարքավորումներ: Ի վերջո, որի հաշվարկը համեմատական արժեքի իրականացվում է շատ նույն կերպ, ինչպես արեւմտյան համակարգերի.

առանձնահատկություններ

Ի ճնշող մեծամասնության դեպքերում որպես գերակա ուղղություն ավտոմատացման են հետ կապված գործընթացները ներդաշնակեցնելու փաստաթղթերի, օրինակ, որ գործընթացը նախնական նախապատրաստման եւ հետագա իրականացման գործում բյուջեների. Սակայն, շատ թիմեր են հիմա, օգտագործելով գրասենյակային ավտոմատացման եւ աշխատանքի արդյունքում, այսինքն, հետ գրանցման ընթացակարգերի վերաբերյալ ելքային եւ մուտքային փաստաթղթերի:

Ներածություն էլեկտրոնային համակարգի ոչ հիմնովին տարբերվում ներդրման ցանկացած այլ ավտոմատացված համակարգերի, ուստի անհրաժեշտ է անդրադառնալ տարբերակիչ հատկանիշները այս ծրագրի շրջանակներում:

Ստեղծումը ձեռնարկության դասի պահպանման

Ներածություն փաստաթուղթ ավտոմատացում, ամեն դեպքում, նախատեսում է որոշակի կորպորատիվ շտեմարան է, որը պետք է պահել բոլոր փաստաթղթերը: Տրամաբանական կառուցվածքը պահպանման, զարգացման եւ հետագա իրականացումը անվտանգության քաղաքականության, ինչպես նաեւ փաստաթուղթ պահպանման հիերարխիան պահանջում է առավելագույն ճշտությունը եւ պետք է իրականացվի վաղ փուլում նախագծի.

Այն պետք է հոգա նաեւ հիշել, որ պահպանման գործառույթը կարող է տեղակայվել սկզբին նախագծման, այնպես որ վաղ փուլում կարող է տեղափոխել բոլոր փաստաթղթերը ընթացիկ պահեստավորման վայրեր մեջ միասնական կորպորատիվ Թեմա. Որպես հետեւանք, օգտվողները կարող են ծանոթանալ որեւէ խոշոր գործառույթների համակարգի, եւ միաժամանակ տիրապետել եւ դրա կիրառումը: Արագացնել հարմարվողականություն աշխատակիցների իրականացնել համակարգերը կարող են լինել միջոցով օգտագործման սպասարկման գործառույթներ, ինչպիսիք են հիշեցումներ փոփոխությունների է փաստաթղթերի, արտաքին տեսքը նոր փաստաթղթերի, եւ այլն:

Այսպիսով, փաստաթղթաշրջանառության համար պահանջվող ցանկացած ժամանակակից ընկերության, որը ձգտում է զարգացնել եւ կատարելագործել իր գործունեությունը: