Պարտականությունները որպես գրասենյակի մենեջեր

Հաճախ, հատկապես փոքր կազմակերպություններում, գրասենյակի ղեկավարը, որը սովորաբար կոչվում է քարտուղարին: Այն հնչում է շատ ավելի ամուր դիրքերը, սակայն այն փաստը, որ պարտականությունները որպես գրասենյակի մենեջեր տարբերվել քարտուղարական (թեեւ նրանք, իհարկե, ունեն շատ ընդհանրություններ), հազվադեպ որեւէ մեկին շահագրգիռ է այս դեպքում.

Որն է պատասխանատվությունն աշխատակցի. Նախ եւ առաջ պատասխանատվություն է կրում գրասենյակի մենեջեր է աշխատել փաստաթղթերի հետ: Աշխատողը ստանում ստացված նամակագրություն, գրանցում է այն, ուղարկում ստացողը ուղարկում է արխիվում, եթե անհրաժեշտ է. Նա նաեւ ընդունում է հայտեր այլ աշխատակիցների կտեղափոխեն նրանց ստորագրությամբ ՀՀ գլխավոր տնօրենի, - վստահեցնում նրանց կնիքը, եւ ապա տալիս է ետ. The պարտականությունները որպես գրասենյակի մենեջեր է աշխատել ներքին փաստաթղթերով: Printing հրամանների եւ դրանց մաքսազերծումից, պահպանման, ուղարկելով արխիվները եւ հաշվապահական հաշվառում, աշխատանքային հրաժեշտի նամակագրության. Եթե անհրաժեշտ է, որ նա պետք է կարողանա աշխատել ցանկացած գրասենյակային սարքավորումների: ֆաքս, սկաների, Լուսապատճենահանման, ինչպես նաեւ հավաքագրել եւ տպագիր փաստաթղթեր: Պատրաստել սենյակ շնորհանդեսներ, պահելով րոպե հանդիպումների, հանդիպելու եւ ընդունելություն հյուրերի եւ հաճախորդների, ինչպես նաեւ մաս պարտականությունների գրասենյակի կառավարիչ:

Հաճախ, աշխատողը ունի զբաղվել ավանդական Քարտուղարություն պարտականությունների բաշխումը հրավիրված գործընկերների կամ կառավարիչների հյուրանոցներում, սենյակներ ամրագրելիս, ավիատոմսերի եւ գնացքի տոմսեր: Կախված առանձնահատկություններից է ընկերության եւ գրասենյակի մեջ, ապա կառավարիչը կարող է լինել ներկայացուցիչը Ձեր ընկերության գործարար բանակցությունների, եւ կատարել պարտականությունները կադրերի մենեջեր: որոնումը նոր աշխատակիցների, ստեղծման խրախուսման եւ կրթական ծրագրերի, նախագծային աշխատանքների: Երբեմն նա կենտրոնանում է տեղեկատվական նոր տեխնոլոգիաների ներդրման, զարգացման նոր ծրագրերի:

Պարտականությունները որպես գրասենյակի մենեջեր ենթադրել գիտելիքները:

1. Օրենքներն ու կանոնակարգերը, որոնք ղեկավարում են իրավական, տեղեկատվություն, գործարար ընկերություններ:
2. Հիմունքները կառավարման, մարքեթինգի, ձեռներեցության եւ բիզնես.
3. Հիմքերը սոցիոլոգիայի, հոգեբանության, էթիկայի եւ գործարար հաղորդակցության, չեն աշխատել աշխատակիցների եւ հասարակության համար:
4. Կազմելու գործընթացը գործարար առաջարկները, հաշվետվություններ, պլաններ, պայմանագրեր եւ համաձայնագրեր:
5. Անկյունաքարերը կառավարման, հիմունքները Էրգոնոմիկա եւ մասնագիտական առողջության.

Ի լրումն այդ խնդիրների, պարտականությունները որպես գրասենյակի մենեջեր ներառում է գույքագրում գրասենյակի եւ ծրագրային անհրաժեշտ է առաջադրվել ծախսվող նյութ (գրասենյակային պարագաներ, թուղթ եւ այլ պարագաներ), որոնք անհրաժեշտ է աշխատակիցների: Բացի այդ, նա պարտավոր է պահել ձայնագրությունները, այդ նյութերի ապահովել իրենց թողարկման, որոշելու, թե ինչպես պետք է ձեռք բերել, կազմակերպել եւ չկորցնել վճարումների համար մատակարարման. Պարտականությունները գրասենյակի մենեջեր է վերահսկել վիճակը գրասենյակային սարքավորումների, որը ներառում է `An գործառնական մարտահրավեր է Վարպետի վերանորոգման համար, ժամանակին փոխարինման ծախսվող (ինչպիսիք են cartridges), երբ անհնար է վերանորոգել - փոխարինման գրասենյակային սարքավորումների.

Կախված նրանից, թե կանոնների ընդունված է ընկերության, եւ դրա չափը գրասենյակի ղեկավարը կամ նա վերցնում զանգեր եւ Ֆաքսեր, դրանք ճիշտ անձին, ուղարկել Ֆաքսեր եւ զանգահարել հաճախորդներին եւ գործընկերներին, կամ վերահսկում է աշխատանքները քարտուղարների, այդ թվում մոնիտորինգի մշակույթը իրենց խոսքի. Նաեւ պարտականություններից գրասենյակի կառավարիչ է վերահսկել սանիտարական վիճակը գրասենյակի կազմակերպության նախատեսվում պահպանումը, զանգահարեք տեխնիկական անձնակազմին համար անսարքությունները (օրինակ, փոխարինումը լամպերի կամ սուզվել անջատիչների):

Ընդհանուր առմամբ, այս ցուցակը կարող է ընդլայնել կամ պայմանագրային կախված աշխատանքի վայր. Ուստի անհրաժեշտ նույնիսկ այն փուլը հարցազրույցի հարցնել, թե ինչ գրասենյակի մենեջեր (պարտականություններն աշխատողի ընկերության):