Ինչպես արխիվային սենյակ պահանջներին: Հիմնական կանոնները կազմակերպությունների Archives

Արխիվը կարող է լինել ձեւով առանձին կառուցվածքային ստորաբաժանման կազմակերպության կամ անբաժանելի մասն է գրասենյակային կյանքի. Այս կախված է ծավալից գոյություն ունեցող փաստաթղթի.

Թե ինչպես կարելի է կազմակերպել այն

Արխիվ ստեղծելու որեւէ բիզնեսի կամ կազմակերպության պահանջում է մի շարք հատուկ միջոցառումների:

1. Դուք պետք է ընտրել համապատասխան պահեստային տարածք պահելու համար փաստաթղթերի եւ պատշաճ կերպով վերազինել այն.
2. Խնամք պետք է ձեռնարկվեն է ստեղծել պայմաններ, որոնք բավարարում են ստանդարտ.
3. Անհրաժեշտ է վերազինել այն տեխնիկական տեսանկյունից, - ձեռք բերել եւ տեղադրել անհրաժեշտ սարքավորումները արխիվի համար:
4. Repository է պարտավորված է կազմակերպել կարգը կազմակերպման համար արխիվացման բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը:
5. Այն պետք է մշակվի եւ հաստատվել է կարգավորող շրջանակներում միավորի:

Իրականացումը, այդ միջոցառումների ապահովում է անվտանգությունը արխիվային փաստաթղթերի եւ պահելով նրանց պահանջվող վիճակում:

Ով է այդ արխիվարիուս

Եւ ինչ պահանջներ են աշխատողների համար, որոնք պետք է զբաղվի կազմակերպման գործում արխիվի եւ հետագա պահպանման փաստաթղթերի. Նրանք կարող են միավորվել դիրքերը եւ նրանց պահապանը, օրինակ, մի քարտուղար կամ ընդունարանի.

Արխիվարիուս մի մասնագետ, որի խնդիրն է կազմակերպել արխիվային գործունեությունը. Անվտանգության համար փաստաթղթերի վստահված նրան, նա լիովին պատասխանատու: Նրա աշխատանքն հնարավոր չէ առանց անցնելու կոնկրետ հանձնարարական կամ նույնիսկ (եթե անհրաժեշտ է) պրակտիկա ինստիտուտի Պետական արխիվի.

Նրա գործառույթները կարող են փոխանցվել այլ աշխատակցի, որը աշխատում է կես դրույքով: Որպես կանոն, արխիվի պարտականությունները նշանակվում են անհատական աշխատող այն դեպքում, երբ այդ գումարը պահ է հանձնվում փաստաթղթերի բավականին մեծ է: Խոշոր կազմակերպություններում, համալրելու է առանձին գրառումը այս նպատակի համար. Այս դեպքում, սակայն, այն սովորաբար կազմված է աշխատանքի նկարագրությունը նշի տեսակի աշխատանքներ վստահված է արխիվագետի, ինչպես նաեւ իր իրավունքներն ու պարտականությունները:

Հիմնական բանը, որ կարգը

Դեպքերը փոխանցվում է արխիվային կազմակերպության համաձայն է հատուկ մշակված գրաֆիկայի. Նրա drawing պետք է համաձայնեցված ղեկավարների հետ յուրաքանչյուր գերատեսչությունների, ով փոխանցող փաստաթղթերը եւ հաստատվում են արխիվագետի: Քանի որ աշխատանքային փաստաթղթերի արխիվում չեն միայն պահվում, այլեւ երբեմն օգտագործվում, որոշելու, թե կանոնները, իրենց համարում (եթե կիրառելի է) հայտ է ներկայացրել Ձեր կազմակերպության, ինչպես նաեւ արտաքին շահագրգիռ կողմերի:

Delivery փաստաթղթերի կնշվի որոշ գրքերում գրանցման: կան պահանջներ, պատվեր, ակտերի փոխանցման դեպքերի ժամանակավոր օգտագործման երրորդ անձանց գրանցման գործընթացի գործընթացի (ի թիվս այլոց Դրանք կարող են ներառել դատախազությանը եւ դատարան): Թողարկվել փաստաթղթերը մինչեւ մեկ ամսվա իր սեփական աշխատակիցների, եւ մինչեւ երեք ամիս, ներկայացուցիչները կուսակցական կառույցների.

Հիմնական կանոնները կազմակերպությունների Archives

Acts արխիվը, ինչպես նաեւ ցանկացած կառուցվածքային ստորաբաժանում հիման վրա հատուկ դրույթների կողմից հաստատված կառավարման. Աշխատակիցները այն իրենց աշխատանքում հավատարիմ մնալ իրենց սեփական աշխատանքի նկարագրությունները: Դրույթները ընդունված են ընկերության կողմից, սահմանում է այն հիմնական կանոնները արխիվներում (կարգավիճակ է ֆունկցիոնալ միջոցի իրավունքների եւ պարտականությունների եւ կազմի վերաբերյալ պահանջվող փաստաթղթերի): Է իր հիմնական խնդիրներից ներառում են:

1. Լրացնում է արխիվային փաստաթղթերի, կազմը, որը նշված է առանձին բաժնում Կանոնակարգերի:
2. Պահպանեք ձայնագրություններ նյութերի եւ պահել նրանց ապահով.
3. Զարգացնել առկա փաստաթղթերում գտնելով օգնություն:
4. Թույլ է տալիս Ձեզ օգտվել կարգը պահվում են արխիվային նյութերի.

Եթե Ձեր կազմակերպությունը ունի փաստաթղթեր, որոնք կարող են տեղին լինել ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ հիմնադրամի Ռուսաստանի Դաշնության, ապա պատրաստել եւ ներկայացնել նրանց համար մշտական պահեստավորման է պահեստավորման պետության մեկն է արտաքին խնդիրների վերաբերյալ կառուցվածքային միավորի:

իր գործառույթն

արխիվային ֆունկցիան Սիստեմատիկորեն բխում է իր խնդիրներից: Հիմնական նրանք են հետեւյալը.

1. Պահպանել ցուցակները իրենց սեփական աղբյուրների ձեռքբերման, այսինքն, կազմակերպությունների կամ բիզնես միավորների:
2. Վերցրեք Նրանցից է պատշաճ կերպով փաստաթղթերը ի պահ:
3. Հաշվի առնել, որ նյութերը, եւ ապահովել դրանց լիարժեք անվտանգությունը:
4. Ձեւավորման եւ պահպանման օնլայն օգնության համակարգ, կապված արխիվային փաստաթղթերի:
5. Վարքը տեղեկատվական ծառայություն կառավարման եւ բոլոր կառուցվածքային ստորաբաժանումները կազմակերպության:
6. Կազմակերպել հարցը եւ օգտագործման փաստաթղթերի համաձայն, անհատների կարիքների եւ այլ կազմակերպությունների, պետք է հաշվի առնել եւ վերլուծել գործընթացը օգտագործման համար.
7. Պատրաստել հայտարարություններով եւ պաշտոնական պատասխանները քաղաքացու խնդրում է սոցիալական եւ իրավական բնույթ:
8. Իրականացնել գործունեության վրա քննության արժեքի փաստաթղթի, կազմակերպել, վարույթը փոխանցելու հետ, նպատակ ունենալով մշտական պահպանման քաղաքային կամ պետական արխիվում (այն դեպքում, երբ կազմակերպությունը մեկն վերը նշված աղբյուրների ձեռքբերման արխիվների):
9. Ստուգել են ձեւավորման եւ արխիվային ձեռքբերման աղբյուրների, այնպես էլ իրենց սեփական կառուցվածքային ստորաբաժանումների եւ այլ կազմակերպությունների հետ:
10. Կազմակերպել աշխատանքը պահելու գործարար ձեռնարկության նոմենկլատուրային:
11. Տրամադրել գործնական եւ մեթոդական աջակցություն փաստաթղթերի յուրաքանչյուր կառուցվածքային ստորաբաժանման:
12. Մասնակցել է զարգացման արխիվային եւ գրառումների կառավարման.
13. Է մասնակցել միջոցառումներին նպատակով վերապատրաստման արխիվագետներին եւ աշխատակիցներին պաշտոնների հետ կապված Փաստաթղթաշրջանառության կառավարման.

Որտեղ է տեղադրել այն

Տեսնենք, թե ինչ կա արխիվային սենյակ պահանջներին: Առավել կարեւոր է, թե ինչ պետք է համարել, - է տեղադրել այն ամեն դեպքում չի թույլատրվում շենքերի հին բնավորությամբ շենքերի փայտե շենքերի, որը կարող է լինել հում, ոչ միայն հիմնական սենյակ, բայց Մարտկոցներ հետ նկուղներում, ինչպես նաեւ շենքերի, ունեն վառարանը ջեռուցում:

Եթե նույն կառույցը, որպես ամբողջություն, որը հարմարեցված է պահեստավորման թղթային փաստաթղթերի, ապա արխիվային անպայման նկատի ուներ, որ մեկուսացված սենյակ.

Եթե Ձեր կազմակերպությունը, որ մոտ ապագայում նախատեսում է ստեղծել իր սեփական արխիվը, այստեղ դուք հնարավորություն ունեք ծանոթանալու ցանկում պահանջներ, որոնք պետք է հաշվի առնվեն նախապատրաստման գործընթացում: Այնպես որ, ինչ են հիմնական պահանջները արխիվային սենյակում, որի առաքելությունն է, ուշադիր ու ապահով պահել բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերը:

Ցանկը, թե ինչ է պահանջվում է հասանելի

1. Արխիվ:
2. Սենյակը նախատեսված է ընդունելության փաստաթղթերի, ժամանակավոր պահման եւ ակլիմատիզացիա:
3. Սենյակը, որի փաստաթղթերը կօգտագործվի:
4. Օպերացիոն սենյակ (կամ սենյակներ) աշխատողների համար:

Երբ այդ տարածքը բավարար չէ ...

Այն դեպքում, երբ այդ ֆայլը սենյակը թույլ չի տալիս հնարավորությունը առեւանգման նրա տակ մի քանի սենյակներ նվիրված մեկ տիեզերական պետք է բաժանել գոտիների առանձնացված ըստ partitions. Հիմնական պահանջը, որը պետք է խստորեն պահպանվեն այս դեպքում մեկուսացված միմյանցից պահեստավորման վայրի փաստաթղթերի եւ աշխատել նրանց հետ:

Առանձին սենյակ կամ հատուկ կառուցվել եւ հարմարեցված է որպես փաստաթուղթ պահեստային շենքի օգտագործվել որպես պահեստային, որը պահանջվում է հանել օբյեկտների իրականացնող մի ռիսկի առումով հնարավորության կրակի. Որպես օրինակ կարող է նշված են ավտոկայանատեղեր, ավտոտնակներ եւ բենզալցակայաններ: Սերտ հարեւանությամբ է շենքի կամ շենքային արխիվից չպետք օբյեկտներ, որոնք ծառայում են որպես աղբյուրներից օդի աղտոտման:

Իդեալում, ֆայլերը միշտ պետք է տեղադրված է առանձին, նշանակված է միայն այս շենքի կառուցված բոլոր անհրաժեշտ կանոնների եւ կանոնակարգերի: Բայց, ցավոք, իրականությունն է թելադրում իր պայմանները, եւ շատ կազմակերպություններում, փաստաթղթերը պահվում են արդեն գոյություն ունեցող օբյեկտների, դարձի եւ հարմարեցված այդ նպատակի համար.

Որ ճիշտ է խոսել

Ծանոթացել կարգավորող պահանջների շենքերի եւ շինությունների արխիվից: Դրանք հետեւյալն են `

1. Շենքը, որը պետք է ունենա այն ապագան պահպանման պահանջվում է անդրադառնալ թվի վարչական: Այն խստիվ արգելվում է տեղադրել արխիվը, որտեղ կան հասարակական սննդի հաստատությունների ծառայություններ, սնունդ պահեստներ, խանութներ կատեգորիայի դյուրավառ նյութերի եւ ագրեսիվ, ինչպես նաեւ համապատասխան քիմիական տեխնոլոգիա կիրառվել.
2. Բացառվում տեղադրելով այն է unheated սենյակում, եւ որտեղ չեն պահպանվում սանիտարահիգիենիկ պահանջների: Ին անընդունելիության վիճակ արխիվային շենքի վերը նշված.
3. Դա հատկապես կարեւոր է համապատասխանեն հրդեհային պահանջների արխիվի սենյակում: Նրա անվտանգության համար հնարավոր կրակի մեկը հիմնական պայմաններից անվտանգ պահեստավորման փաստաթղթերի: 2009-ի հունվարին, իսկ մշակույթի նախարարությունը Ռուսաստանի հրաման թիվ 3 ընդունվել են մի շարք նորմատիվ պահանջներին, որոնք սահմանված են հատուկ կանոնների of fire անվտանգության եւ Ռուսաստանի Դաշնության կառավարության եւ քաղաքային արխիվներում: Երբ սարքը փաստաթղթերի պահեստավորման կանոնակարգերի պահանջվում է նկատվում անպայման.
4. Շենքի դիզայնը է ապահովել անհնարինությունը լցվել. Սենյակը պետք է ունենա արտակարգ իրավիճակների ելքը. Ոչ մի դեպքում անցնի դրա հիմնական խողովակը (ջուր կրող կամ գազի):

Արդյոք դա հնարավոր է դիմել տեղավորման նկուղում.

Այն խորհուրդ չի տրվում տեղաբաշխման արխիվային պահպանման նկուղային սենյակում, վերին հարկերի վերաբերյալ, կամ փոփոխությունների են նման ձեղնահարկ տարածություն.

Արտակարգ իրավիճակներում կարող են լինել բացառություններ այս կանոնից: Նրանք ընդունվում են այն ժամանակ, երբ նկուղ չոր եւ լավ ջեռուցվում է, հագեցած մեխանիկական օդափոխության, որն ի վիճակի է ապահովել մեկ ժամ կամ երկու եռակի breathability. Հայաստան եւ աշխարհ ձեղնահարկից կամ ձեղնահարկ, որը հնարավոր է միայն այն պայմանով, որ համապատասխան ջերմաստիճանի եւ խոնավության պայմաններում:

Շատ կարեւոր պահանջ տարածքների արխիվացնել նկատմամբ էլեկտրագծերի սարքի. Այն պարտավոր է փակված հերմետիկ վարդակների. Քուղեր շարժական էլեկտրական սարքավորումների տրամադրվում են ռետինե մեկուսացումով. Չպետք է տեղադրված ներսում, կամ ընդհանուր պահեստավորման համար հարկ անջատիչներ.

Իսկ ընտրված ոչ ծեծ ու ոչ քայքայիչ նյութերը, ինչպես նաեւ շինանյութերի համար ավարտելուց արխիվային պահոցները: Հրդեհի մարման համակարգը պետք է հագեցած միջոցներով չեզոք, անվտանգ փաստաթղթերի համար: Չի թույլատրվում է օգտագործել կրակ են խանութում, ներառում ջրատաքացուցիչներ կամ տեղի օտար առարկաներ.

է ամփոփել

Անկումից հետո ընտրված տարածքում համապատասխանության բոլոր վերը նշված պահանջները արխիվային սենյակում, վերցնել վերաբերյալ վերջնական որոշում համապատասխանության կամ unsuitability օգտագործման համար: Որոշում կայացնելու ստուգելուց հետո հնարավոր սանիտարահամաճարակային կայան եւ պետական Fire վերահսկողություն: Արխիվը կարող է տեղադրվել, որտեղ նախատեսվում է միայն այն բանից հետո, ընթացակարգի քննելու համար:

Դրա նպատակն է հստակեցնել հրշեջ սենյակ եւ որոշելու համապատասխան մակարդակի, որպեսզի ստուգեք հիմնական կառուցվածքային ամրություն, ապահովել է ուժը համընկնումը միջեւ հարկերում հաշվարկում պոտենցիալ բեռի (սարքավորումների համար արխիվի եւ ծանրությունից պահվող փաստաթղթերի), մատչելիությունը ստուգելու եւ ընթացիկ կարգավիճակը օդափոխության եւ ջեռուցման համակարգերով:

Աուդիտի ներգրավված է որպես կազմակերպության ներկայացուցիչների (սովորաբար աշխատակիցներ ապագա արխիվի), եւ աշխատակիցների բոլոր համապատասխան ծառայությունների .. շենք, հրդեհային, անվտանգության եւ այլն քննության արդյունքները արտացոլվում են նախապատրաստման վերջնական ակտի: