Կազմակերպությունների արխիվային գրասենյակի աշխատանքը `ԳՕՍՏ, հրահանգ, փաստաթղթեր, կանոններ: Արխիվային հաշվառման վարման մեթոդական հանձնարարականներ

Արխիվային հաշվառման վարման կանոնները պարունակում են արժեթղթերի եւ նյութերի հետ աշխատելու հիմնական պահանջներ, որոնք ներգրավված չեն ընկերության ընթացիկ գործունեության մեջ: Դրանք ձեւակերպված են ըստ տեղեկատվության վերամշակման, ընդհանրացման եւ պահպանության կարգավորող գործող օրենսդրության հիմքի : Գործունեության շրջանակներում օգտագործվող հիմնական հասկացությունները սահմանվում են ԳՕՍՏ-ի կողմից արխիվային հաշվառման վարման համար: Երբ դրանք կազմվեցին, հաշվի են առնվել տեխնիկական միջոցների եւ առաջադեմ տեղեկատվական տեխնոլոգիաների օգտագործման ժամանակակից նվաճումները: Այժմ մենք կքննարկենք արխիվային գրառումների կառավարման հիմունքները:

Բաշխման ոլորտ

Արխիվային փաստաթղթերի կառավարման մեթոդական ուղեցույցները վերաբերում են պետական հաստատություններին: Նրանք նաեւ պարտադիր են առեւտրային ձեռնարկությունների համար, որոնք իրականացնում են որոշակի աշխատանքներ: Մասնավորապես, կանոնակարգերն ուժի մեջ են մտնում Ռուսաստանի Դաշնության արխիվային ֆոնդից փաստաթղթերի նկարագրությունը, հաշվառումը, պահպանումը եւ օգտագործումը, որոնք վերաբերում են պետական գույքի:

Ֆիլմերի, ֆոնային, վիդեո, լուսանկարչական նյութերի, քարտեզագրության, գիտատեխնիկական եւ հեռուստամետրաժային տեղեկատվության հետ աշխատող ձեռնարկությունների ստորաբաժանումները ղեկավարվում են պլանավորման եւ հաշվետվության հաստատված դրույթներով:

Կազմակերպությունների արխիվները կազմելու պարտականությունն ու իրավունքը, ՌԴ-ի ՌԴ փաստաթղթերի ժամանակավոր պահպանման համար նախատեսված են մասնաճյուղային օրենսդրության հիմունքներով (1993 թվականից), Կանոնակարգով (1994 եւ 1998 թթ.): Կարգավորող ակտերը ձեւավորվում են նաեւ տարածաշրջանային նշանակության իրավական ակտերով: Հաշվված կանոնները չեն տարածվում այն փաստաթղթերի վրա, որոնց աշխատանքները կարգավորվում են թիվ 5485-1 Դաշնային օրենքով եւ 1995 թվականի նոյեմբերի 30-ի թիվ 1203

Ջոկելը

Այն ներկայացնում է ընկերության ստորաբաժանումների փաստաթղթային բազայի համակարգային համալրումը: Ձեռքբերումը ներառում է `

1. Աղբյուրները:
2. Ստացված նյութերի կազմը:

Այս գործունեության շրջանակներում իրականացվում է փաստաթղթերի անմիջական փոխանցում արխիվին: Աղբյուրները.

1. Ձեռնարկությունների ստորաբաժանումները:
2. Ֆիզլիցա:
3. Ստորադաս կառույցներ:

Նյութերի կազմը

Արխիվային գրառումների կառավարման վերաբերյալ հրահանգը սահմանում է, որ ձեռք բերումն իրականացվում է ժամանակավոր (ավելի քան 10 տարի) եւ մշտական պահեստների դեպքերով: Անձնակազմի մասին տեղեկատվությունը նույնպես ընդհանրացված է: Գործերը, որոնց պահպանման ժամկետը 10 տարուց պակաս է, որպես կանոն, չի փոխանցվում արխիվին: Նրանք պարունակում են ձեռնարկության համապատասխան ստորաբաժանումներում: Պահպանման ժամկետի ավարտին նման դեպքերը ենթակա են ոչնչացման: Անհատական բնույթի տեղեկատվությունը փոխանցվում է սեփականատիրոջ պահանջով: Հետագայում նրանք պետական արխիվին են ուղարկվում մշտական պահպանման համար: Փոխանցումը նույնպես ենթակա է նախորդող ձեռնարկությունների նյութերի եւ լուծարված ստորադաս կառույցների նյութերի:

Արխիվային գրասենյակի աշխատանքը եւ անվանացուցակը

Ձեռնարկության տեղեկատվական նյութերի հետ աշխատող լիազորված աշխատակիցները գործերի համակարգային ցուցակ են դարձնում: Այն կոչվում է նոմենկլատուրա: Երբ ստեղծվում է նյութերի պահեստավորում : Արխիվային փաստաթղթերի ղեկավարման հրահանգները պահանջում են լիազորված ստորաբաժանումը `վերահսկել եւ աջակցել անվտանգության ծառայությունը անվանացուցակի պատրաստման հարցում: Համակարգվածացված ցանկը հիմք է հանդիսանում մշտական եւ ժամանակավոր (մինչեւ 10 տարի) պահպանման տեղեկատվական նյութերի պաշարների ձեւավորման համար: Անվանումը հիմնական հաշվապահական փաստաթուղթ է: Այն օգտագործվում է ժամանակավոր պահելու դեպքեր, այդ թվում, 10 տարուց պակաս ժամկետով: Անվանելի կարգով հաստատված համակարգվածության սխեման կարելի է կիրառել քարտի ֆայլի մշակման ընթացքում կատարված վկայագրերում:

Դասակարգում

Արխիվային գրառումների կառավարումը իրականացվում է նոմենկլատների երեք տեսակի մեջ.

1. Տիպիկ:
2. Մոտավոր:
3. Անհատ (որոշակի ձեռնարկության համար):

Առաջինը որոշում է նույն տեսակի հաստատությունում ձեւավորված նյութերի կազմը: Ստանդարտ նոմենկլատուրան համարվում է նորմատիվ փաստաթուղթ: Օրինակական համակարգվածությունը որոշում է այն ձեռնարկությունների համար տեղեկատվական նյութերի մոտավոր կազմը, որոնց գործունեությունը տարածվում է `նշելով ցուցանիշները: Այն ունի առաջարկող բնույթ: Համակարգման այս տեսակները օգտագործվում են անհատական անվանականության ձեւավորման մեջ եւ փոխանցվում են դրա անփոփոխ:

Պատրաստման առանձնահատկությունները

Ձեռնարկության արխիվային հաշվառման փաստաթղթերը համակարգված են ըստ սահմանված ձեւի, կառուցվածքային ստորաբաժանումների անվանականացուցին համապատասխան: Վերջինը պետք է համաձայնեցվի եւ ստորագրվի առաջնորդների կողմից:

Ձեռնարկության անվանացանկը ձեւավորվում է ընդհանուր ձեւով: Նա տեսնում է արխիվի ղեկավարի կամ պատասխանատու անձի կողմից, ստորագրված անվտանգության ծառայության ղեկավարի կամ նրա լիազորված աշխատակցի կողմից: Անվանարկումը պետք է հաստատի փորձագիտական հանձնաժողովը, այնուհետեւ հաստատի ընկերության տնօրենը: Այս ընթացակարգերը իրականացնելուց հետո ընկերության կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներին տրվում են համապատասխան բաժինների քաղվածքներ:

Առաջիկա տարվա նոմենկլատուրան ձեւավորվում է ընթացիկ տարվա վերջին եռամսյակում: Համադրումը կատարվում է ոչ պակաս, քան 5 տարի հետո 1 անգամ: Երբ ձեռնարկության կառուցվածքը եւ գործառույթները փոխվում են, ձեւավորվում է նոր անվանացանկ:

Դեպքերի ձեւակերպման կարգը

Ստեղծումը վերաբերում է ավարտված գործողությունների խմբավորմանը, ըստ անվանականության: Կազմակերպության արխիվային գրառումների կառավարումը ներառում է տեղեկատվական նյութերի համակարգվածացումը `թղթապանակների անունով: Կրկնակի եւ կոպիտ կրկնօրինակների խմբավորումը թույլ չի տալիս: Բացառություն է հատկապես արժեքավոր կրիչները: Արգելվում է թերթը թղթապանակների վերադարձնել:

Արխիվային գրառումների կառավարումը իրականացվում է տեղեկատվական աջակցության ծառայության նյութերի հետ կենտրոնացված աշխատանքով, իսկ ապակենտրոնացված աշխատանքների դեպքում `ինչպես կառուցվածքային ստորաբաժանումները, այնպես էլ վերը նշված բաժինը: Խմբավորումը իրականացվում է տվյալների փոխադրողների պահպանման համար պատասխանատու անձանց անմիջական վերահսկողության ներքո: Անհրաժեշտության դեպքում պետական արխիվի աշխատակիցները կարող են ներգրավվել:

Հիմնական պահանջներ

Արխիվային գրառումների կառավարումը իրականացվում է նորմատիվ ակտերի պահանջներին համապատասխան: Տեղեկատվական կրիչներով պանակներ ստեղծելու ժամանակ անհրաժեշտ է կատարել հետեւյալ պահանջները.

1. Ժամանակավոր եւ մշտական պահեստավորման նյութերը խմբավորվում են առանձին:
2. Թղթապանակի մեկ օրինակը ներառված է թղթապանակում:
3. Թղթապանակը պետք է պարունակի նյութեր մեկ օրացուցային տարում: Այս դեղատոմսով, սակայն, կան բացառություններ: Դրանք ներառում են.

• Անձնական գործեր, որոնք ձեւավորվում են համապատասխան աշխատողի աշխատանքի ամբողջ ընթացքում:
• Ընտրովի կառույցների եւ դրանց ներքո գործող մշտական հանձնաժողովների նյութերը, նրանց հավաքագրման ժամանակ համակարգված պատգամավորական խմբեր.
• Ուսումնական հաստատությունների փաստաթղթերը, որոնք մշակված եւ խմբավորված են ուսումնական տարվա ընթացքում.
• Սեզոնային աշխատանքները բնութագրող թատերական նյութեր.
• Հիվանդությունների պատմություն եւ այլն:

Թղթապանակը պետք է լինի 250 էջից ոչ ավել, քան 4 սմ հաստությամբ:

Իրավական ակտերի խմբավորում

Արխիվային գրասենյակի աշխատանքը ներառում է տեղեկատվական կրիչների տարբեր տեսակների համակարգվածացում: Դրանք ներառում են, ի թիվս այլ բաների, վարչական ակտեր: Դրանք խմբավորվում են ըստ տեսակների եւ ժամանակագրության `ըստ դիմումների:

1. Նորմատիվ ակտերով հաստատված դրույթները, կանոնադրությունները գործում են որպես հավելվածներ: Նրանք խմբավորված են միասին: Եթե կանոնակարգերը, հրահանգները, կանոնադրությունները հաստատվել են որպես անկախ ակտ, դրանք համակարգված են առանձին դեպքերում:
2. Բարձրագույն կառույցների հանձնարարականները եւ դրանց կատարման վերաբերյալ որոշումները խմբավորվում են ըստ ձեռնարկության աշխատանքի ուղղությունների:
3. Աշխատակազմին առնչվող պատվերներ համակարգված են սայլակով: Տեղեկատվական նյութերի մեծ ծավալով նպատակահարմար է խմբագրել ընկերության աշխատանքի տարբեր ասպեկտներին առնչվող գործողությունները առանձին:
4. Գործունեության առանցքային գծի վերաբերյալ հանձնարարականները համակարգված են առանձին աշխատակազմի գործողություններից: Օրինակ, արխիվային գրառումների կառավարման կարգը ներառված է մեկ թղթապանակում, եւ պատասխանատու ստորաբաժանման ղեկավարի նշանակմամբ `մյուսում:
5. Հաստատված սահմանները, հաշվետվությունները, գնահատումները, տիտղոսաթերթերը, պլանները եւ այլն: Խմբագրված են առանձին ծրագրեր նրանց համար:
6. Փաստաթղթերի գտնվելու վայրը անձնական ֆայլերում կատարվում է այն կարգով, որով նրանք ստացվել են:
7. Աշխատողների աշխատավարձի անձնական հաշիվները համակարգված են առանձին թղթապանակներում: Նրանք կազմակերպվում են այբբենական կարգով:
8. Ընկերության գործունեության հետ կապված քաղաքացիների բողոքները, առաջարկությունները, դիմումները, դրանց վերանայման եւ իրականացման փաստաթղթերը խմբավորված են առանձին անհատական հարցումների առանձին հարցումներից:
9. Գրագրության համակարգումը սովորաբար կատարվում է օրացուցային ժամանակաշրջանում `ժամանակագրական կարգով: Պատասխանները տեղադրված են հարցերից հետո: Անցյալ տարվա սկզբին սկսված կոնկրետ թեմայի վերաբերյալ նամակագրության նորացման դեպքում փաստաթղթերը ներառված են ընթացիկ ժամանակաշրջանի թղթապանակում: Սա ցույց է տալիս նախորդ տարվա գործը:

Պահպանման համար ընդունված տեղեկատվական կրիչների գրանցումը

Արխիվային գրառումների կառավարումը նախատեսում է մի շարք դեղատոմսեր, որոնք վերաբերում են թղթային ակտերով աշխատող կառուցվածքային ստորաբաժանումներին: Շարժիչի ձեւավորումը կարող է մասնակի կամ ամբողջական լինել: Դա կախված է սայլակներից: Ամբողջական գրանցումն իրականացվում է ժամանակավոր փաստաթղթերի (ավելի քան 10 տարի), մշտական պահպանման, ինչպես նաեւ անձնակազմի վերաբերյալ: Դա ենթադրում է `

1. Պարտադիր / կապող թղթապանակ:
2. Թերթի համարակալումը:
3. Վկայագրի էջի մշակում:
4. Անհրաժեշտության դեպքում ներքին գույքագրման ձեւավորումը:
5. Մանրամասների մուտքագրում տիտղոսի էջի վավերապայմաններում : Նրանք կարող են վերաբերել ընկերության անվանումը, թղթապանակի գրանցման համարը, վերջին ամսաթվերը եւ այլն:

Ժամանակավոր պահեստավորման նյութերը, այդ թվում `10 տարուց պակաս ժամկետով, մասամբ իրականացվում են: Այսպիսով, թույլատրվում է թղթապանակում արժեթղթեր չկազմակերպել, թերթիկները չհամապատասխանեն, ստուգիչ գրություններ չկատարեն:

Նամակներ

Արխիվային գրասենյակի աշխատանքը մի տեսակ գործ է, որտեղ մասնագետները ապահովում են ոչ միայն տեղեկատվական կրիչների անվտանգությունը, այլեւ նրանց հետ աշխատելու հնարավորությունը, երբ դրանք անհրաժեշտ են: Այդ նպատակով թղթապանակներ կազմող ակտերը ներկայացվում են ստվարաթղթե կափարիչի չորս կետերում: Նրանք նաեւ թույլ են տվել ներգրավվել բոլոր փաստաթղթերում տեքստերի, բանաձեւերի, ժամկետների, վիզաների ընթերցման հնարավորության հետ:

Խմբավորման պատրաստման ժամանակ բոլոր մետաղական ամրացնողները հանվում են: Մշտական պահեստավորման համար նախատեսված նյութերը եւ առանձնահատուկ արժեքավոր կամ ոչ պաշտոնական գործողություններից բաղկացած են փակ տուփով թղթապանակներ, երեք փականով կամ լարերով կամ հատուկ արկղերով:

Գործում անհամապատասխան անձնական փաստաթղթերի (աշխատանքային գրքեր, վկայագրեր, ռազմական տոմսեր եւ այլն) դեպքում դրանք տեղադրվում են առանձին ծրարի մեջ եւ դրվում են մնացած նյութերին: Թղթապանակների վերջում պետք է լինի մաքուր վկայություն: Թղթապանակի սկզբում ներքին գույքագրման համար դատարկ է կարված: Թղթի անվտանգության եւ կարգի ապահովման համար յուրաքանչյուր թերթիկ համարվում է արաբական թվանշաններ: Այս կանոնը չի տարածվում էջի տեսքով եւ գույքագրման ձեւով: Թիվը գտնվում է վերին աջ անկյունում պարզ մատիտով:

Վկա թերթիկ

Այն կազմված է սահմանված կարգով: Այն նշված է բառերով եւ թվերով.

1. Թվերի քանակը համարակալմամբ:
2. Ներքին գույքագրման էջերի քանակը:

Վկայագրի թերթում նշվում է նաեւ թվանշման հստակեցում: Մասնավորապես, որոշվում է նամակագրության ցուցանիշների, բաց թողնված կոդերի, էջերի թղթապանակների նյութերի, խոշորաչափ էջերի եւ այլն: Բացի այդ, թերթիկում նշվում է թղթապանակում տպագրության բրոշյուրների առկայությունը, եթե դրանք հիմնական համարակալման մեջ նշված չեն: Վկայագրի թերթը այցելում է ծագողը: Պետությունում հետագա փոփոխությունները պետք է նշվեն պաստառի կազմի եւ կազմի մեջ, հղում կատարելով համապատասխան ակտերին: Թղթապանակի ծածկույթի էջում կամ վերջին փաստաթղթի էջի զուտ շրջանառության վրա թույլատրված չէ վկայական թերթիկ:

Ներքին գույքագրում

Այն ստեղծվում է ժամանակավոր (ավելի քան 10 տարի) եւ մշտական պարունակության տեղեկատվական նյութերի պահպանման եւ հաշվառման համար: Ներքին գույքագրումը կազմվում է նաեւ փաստաթղթերի տեսակների համաձայն ստեղծված դեպքերի համար, որոնց վերնագրերը չեն բացահայտում իրենց բովանդակությունը: Ձեւը պետք է պարունակի թղթապանակի, ցուցանիշների, վերնագրերի, ամսաթվերի եւ էջերի համարների գործողությունների հերթական համարների տվյալները:

Ներքին գույքագրմանը կցվում է կցված գրառումը: Այն թվերով եւ բառերով նշվում է դրա մեջ ընդգրկված փաստաթղթերի քանակը, ինչպես նաեւ այն թերթիկների թիվը: Գնորդը պատասխանատու է ներքին գույքագրման համար: Եթե թղթապանակը պարտավորված է կամ պարտավորված է առանց դատարկ, ապա թերթիկը պահվում է առջեւի կափարիչի ներսում:

Թղթապանակում նյութերի կազմի փոփոխությունները պետք է արտացոլվեն «Նշումներ» դաշտում: Մասնավորապես, նշանակում է հրաժարում, թղթերի պատճենների փոխարինում, թղթապանակում լրացուցիչ փաստաթղթերի ներգրավում: Միեւնույն ժամանակ, կցվում են համապատասխան գործողությունների հղումներ: Անհրաժեշտության դեպքում կարող է ձեւավորվել ներքին գույքագրման նոր գրքույկ, ինչպես նաեւ պանակի գրավի գրառում: